Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. En su concepción más sencilla se puede definir éste como la administración en acción, o también como: el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Para que podamos comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales:Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian. Los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, éste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes.
De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases, Lyndall F, Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.
La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante el mundo, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. La observancia de estos valores influye directamente en el incremento de la eficiencia en cualquier grupo social.
Diversos autores, estudiosos del proceso administrativo coinciden en que cada una de estas fases se compone de dos etapas, y aunque alguna de ellas se le denomina de forma distinta, la mayoría difunde y acepta las siguientes:
ADMINISTRACIÓN FASES ETAPAS PREGUNTAS
MECÁNICA O ESTRUCTURAL PLANEACION ¿QUE SE QUIERE HACER?
¿QUE SE VA A HACER?
MECÁNICA ORGANIZACIÓN ¿CÓMO SE VA A HACER?
DINÁMICA DIRECCIÓN VER QUE SE HAGA
DINÁMICA U OPERATIVA CONTROL ¿CÓMO SE HA REALIZADO?
Los valores institucionales de la administración pueden ser:
Sociales. Estos son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través del:
• Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.
• Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos municipales, estatales y federal.
• Evitar la competencia desleal.
• Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
• Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.
Organizacionales. Aquéllos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:
• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.
• Optimizar la coordinación de recursos.
• Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
• Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.
Económicos. Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos:
• Generar riqueza.
• Máxima obtención de utilidades.
• Manejo adecuado de recursos financieros.
• Desarrollo económico del grupo social.
• Promover la inversión.
*Analista