Las sesiones del Ayuntamiento se deben de llevar a cabo en el “Salón de Cabildo” de la Presidencia Municipal. Cuando las sesiones se lleven a cabo en algún otro recinto (como cines, teatros, parques, kioskos, plazas o locales situados en alguna comunidad) para celebrar actos solemnes o de carácter cívico, se debe declarar previamente por parte del Cabildo el recinto oficial.
En algunos municipios que tienen la práctica del Cabildo Itinerante, las sesiones de cabildo, en las cuales se tratarán asuntos relacionados con las comunidades, se acude a la comunidad que será beneficiada o afectada por una obra o acción, para la realización las sesiones y generalmente son públicas.El Presidente Municipal es quien tiene la responsabilidad de convocar a las Sesiones de Cabildo, para ello hace llegar a través del Secretario del Ayuntamiento la convocatoria o citatorio a los demás miembros del ayuntamiento, el cual debe contener la fecha, lugar y hora donde se llevará a efecto la sesión, si es posible hay que anexar la propuesta de orden del día.
Para que las sesiones del Cabildo y los acuerdos que se tomen tengan validez, se requiere que en ellas estén presentes puntualmente la mayoría de sus miembros y la presida el Presidente Municipal (o quien lo substituya), quien tiene voto de calidad en caso de empate en la toma de decisiones.
A las sesiones asisten funcionarios municipales (Tesorero, directores de área, Oficial Mayor, etcétera), pero solamente para informar del estado que guardan las dependencias municipales a su cargo.
Para dar por válida una sesión, al principio el secretario deberá verificar que haya el quórum legal para sesionar. El quórum se obtiene con la presencia del 50 % más uno del total de los integrantes del Ayuntamiento.
Una vez que se ha verificado la existencia del quórum legal, la sesión puede comenzarse, será el presidente municipal quien presida la sesión y señale la apertura de la misma (dirá se abre la sesión). En caso de que el Presidente Municipal esté ausente, quien lo sustituya en la Presidencia, de esa manera podrá dar por iniciada la sesión.
El Presidente Municipal, es también quien tiene la facultad y la obligación de presidir los trabajos de las reuniones de Cabildo.
El puesto o cargo de Secretario del Ayuntamiento no es de elección popular, la función que desempeña en las sesiones de Cabildo es primordialmente de carácter administrativo, puesto que lo que hace es registrar dichas sesiones en el libro de actas y participar en las discusiones con voz informativa. El Secretario no tiene derecho a votar a favor o en contra de las propuestas que ahí se expongan.
El primer punto del orden del día será la aprobación del acta de la sesión anterior, sin que pueda, en dicha aprobación, modificarse el fondo de los acuerdos adoptados, y consignándose en el acta las observaciones y rectificaciones que se formularen a la anterior.
Enseguida se pasa a la lectura y aprobación del acta anterior. El Secretario le dará lectura en voz alta al acta del Cabildo anterior, con el objeto de que los asistentes:
1 Revisen que no existan errores graves de redacción como interpretación del contenido.
2 Tomen nota de los asuntos pendientes con la finalidad de que sean atendidos y cumplidos los acuerdos.
Una vez consideradas las enmiendas al acta anterior, el Presidente procede a solicitar el voto de los presentes para aprobar el acta.
Normalmente por la urgencia, los Cabildos omiten este punto, sin embargo, no es aconsejable dejar a un lado la lectura y revisión de las actas, ya que un acuerdo mal interpretado, puede generar problemas a la larga. No debemos olvidar que las actas se envían a la Legislatura del Estado y se dan a conocer acuerdos públicos en las tablas de avisos, como en la Gaceta o Periódico Oficial del Estado.
*Analista